Кадровое делопроизводство: сложные и спорные вопросы ведения и пути их решения
БРОШЮРЫ И ПАМЯТКИ
В Учебном центре ЗАО «ТелекомПлюс» 22 сентября 2011 года проходил online-семинар по данной теме.
[caption id="attachment_13950" align="alignnone" width="180" caption="Валентина Андреева"]
[/caption]
Ведущий семинара - Валентина Ивановна Андреева - к.ю.н., профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия, член комитета по трудовому законодательству Национального союза кадровиков. Автор книг по кадровому делопроизводству (г. Москва).
Актуальная тема
На семинаре затронули наиболее сложные вопросы, связанные с кадровым производством, в свете веяний, которые мы сейчас наблюдаем.
В частности, большая дискуссия развилась в стране в связи с идеей об отмене трудовых книжек. В июле 2011 года Президент России Дмитрий Медведев встречался представителями малого бизнеса, где были подняты вопросы кадрового учета. Так, предпринимательница из Заречного отметила, что в ее фирме работают четыре человека, а ей приходится на каждого из них заполнять больше 30 кадровых документов по сравнению с пятью, которые требовались ранее, в связи с чем она оказалась перед необходимостью нанять специалиста-кадровика и выделить особое помещение для хранения документации. Президент по результатам встречи поручил Правительству до 1 ноября представить предложения по упрощению кадрового учета на малых предприятиях, о чем сообщила пресс-служба Кремля. Ответственным за выполнение поручения назначен премьер-министр Владимир Путин, который пообещал представителям малого бизнеса ввести в действие упрощенное кадровое производство. Тогда Министерство здравоохранения и развития восприняло систему упрощенного кадрового производства как систему без трудовых книжек. В средствах массовой информации появились сообщения о том, что трудовые книжки по возможности будут отменять с 2012 года, вопрос стал активно обсуждаться на российском уровне. В связи с этим на семинаре было много вопросов об отмене трудовых книжек.
Госпожа Андреева посоветовала вариант постепенной отмены трудовых книжек, т.к. люди старшего поколения, которые в ближайшее время будут выходить на пенсию, не попали под новую пенсионную систему, им трудовые книжки необходимы. Для молодого поколения книжки неактуальны с точки зрения будущего пенсионного обеспечения, но в РФ учитывается при начислении пенсии не только трудовой, но и профессиональный стаж, именно профессиональный стаж мы узнаем из трудовых книжек.
Из этого следует, что решать вопрос отмены трудовых книжек одномоментно нельзя. Он должен решаться постепенно, постепенно подходить к моменту, когда предприятия будут готовы использовать электронные базы данных, как в странах Европы. То есть когда будет готовность работать с системой пользования этими базами: у человека должен быть страховой номер, которого достаточно, чтобы работодатель мог посмотреть всю информацию в электронном виде о данном кандидате на должность. Также необходима защита этой информации от искажения, распространения. После того, как все факторы будут учтены, возможна отмена трудовых книжек.
Закон о кадровом делопроизводстве
На семинаре говорилось о том, что продолжает разрабатываться федеральный закон в сфере документирования труда и закон о кадровом делопроизводстве, которые тоже направлены на упрощение системы делопроизводства.
Система кадровой документации
Данная тема вызывает у кадровиков много вопросов. К примеру, одним из сложных является вопрос о том, какие документы должны быть на предприятии в обязательном порядке? Проблема в том, что ответ на этот вопрос не дает ни сам Трудовой кодекс РФ, ни подзаконные акты.
В данном случае необходимо разделить документы, которые связаны с кандидатами или претендентами на должность и с работниками предприятия. К документам претендента относятся те документы, которые предъявляет будущий работник, и те, которые мы пишем, если не принимаем его на работу. Что касается документов работника, то это в первую очередь локальные акты.
Обратите внимание!
В статье 65 ТК РФ (подверстка 1) представлен перечень документов, которые необходимо предоставить при приеме на работу. Необходимо проверить, не просрочен ли паспорт. Если просрочен, то необходимо направить человека в паспортный стол и попросить временное удостоверение личности. В трудовой книжке не должно быть зачеркнутых букв. Зачеркивать можно только целые слова. (Например, НаталЬя зачеркнуть и сверху написать НаталИя.) Вообще инструкция по заполнению трудовых книжек не допускает ошибок на титульном листе. В ней написано, что если при заполнении совершили ошибку, необходимо призвать двух свидетелей, при них составить акт о том, что бланк испорчен и его необходимо уничтожить. За счет работодателя оформляется новая книжка. Если к вам пришел работник с ошибкой на титульном листе, у которого уже большой трудовой стаж и, возможно, в разных регионах России, то в идеале надо сделать дубликат, попросить принести все справки с предыдущих работ, в том числе из архива. Но в большинстве случаев это невозможно. В таком случае необходимо зачеркнуть ошибку и сделать пояснение на обложке титульного листа: «Исправлено на такое-то на основании паспорта, серия_____номер_____, выдан____». Далее указывается ваша должность, подпись, печать. Ставится «изменено», если по какой-то причине меняется фамилия или имя.
Необходимо обратить внимание на печать на титульном листе. Некоторые книжки до 1974 года не содержат место для печати, на бланках более позднего времени она обязательна. Существует исключение: трудовые книжки, выписанные впервые индивидуальными предпринимателями, могут не содержать печать (т.к. для ИП не обязательно иметь печать). Работнику необходимо доказать в таком случае факт увольнения, предоставив акт с предыдущего места работы.
Что касается диплома о получении образования, необходимо проверить его достоверность. Министерством образования предпринимаются попытки создать сайт, где работодатель может проверить серию и номер диплома.
Помимо этого претендент должен предоставить справку о наличии судимости, если занимает определенную должность (статья 331 ТК РФ) (подверстка 2).
В статье 64 ТК РФ (подверстка 3) указаны основания, по которым работодатель может отказать в принятии на должность - это только деловые качества. Имеет смысл требования к работнику прописать в каком-нибудь акте, чтобы потом можно было ссылаться на них, если работник попросит письменный отказ и планирует его оспаривать в суде.
Прием на работу
При приеме работника необходимо ознакомить его со всеми локальными нормативными актами (положениями, инструкциями, которые регулируют трудовые отношения). Необходимы: график сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ) (подверстка 4), штатное расписание, положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ) (подверстка 5), правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ) (подведрстка 6), график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) (подверстка 7), документы, удостоверяющие порядок обработки персональных данных (ч. 8 ст. 86 ТК РФ) (подверстка 8). Если работники выезжают в командировки, то необходимо прописать командировочное положение, а также должностные инструкции и все, что связано с управлением персоналом, необходим альбом форм документов и график документирования (когда, по какому поводу и кто уволился, где оригинал, когда направляется в архив и когда уничтожается).
Много ошибок возникает при подписании документов при делегировании полномочий (право подписания) и/или по доверенности (если хозяйственная деятельность). Ни в коем случае нельзя писать сокращение «и.о.» (исполняющий обязанности) или «в.и.о.» (временно исполняющий обязанности), необходимо прописать непосредственно должность работника, который ставит подпись (который имеет право подписываться) и рядом подпись.
В статье 68 ТК РФ (подверстка 9) прописана необходимость работодателя ознакомить работника со всеми локальными нормативными актами под роспись, но не говорится, как это должно выглядеть. Таким образом, необходимо прилагать листы со списками ЛНА или вести журнал и прописать это в трудовом договоре.
Пункт 8 статьи 86 ТК РФ (подверстка 10) затрагивает момент о персональных данных работника. Необходимо согласие работника на обработку специальных данных (данные о частной жизни, семье, детях, биометрических данных (цветные фотографии), на трансграничную передачу этих данных, на принятие решения на размещение в автоматизированных базах данных, на размещение данных работника в общедоступных местах (реклама, сайты).
Оформление приема на работу
Составляется и подписывается трудовой договор, приказ о приеме на работу, вносится запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка формы Т2, далее вносится запись в табель учета работников и заводится личное дело (для гос. служащих).
Выделяют два вида договора по сроку действия: бессрочный договор и срочный договор. Наибольшую трудность вызывает срочный договор. Первый вопрос - можно его продлить или нет? Этот договор расторгается, как подошел срок (какое-то число). Логичнее всего в данного вида договорах указывать не конкретный срок окончания, а определенное событие или факт, при наступлении которого договор расторгается. Необходимо выделить статью 60 ТК РФ (подверстка 11), в которой написана очень важная норма: «Запрещается требовать работу, не обусловленную трудовым договором». В случае, если вы согласны, то необходима доплата. Такая доплата и условия работы прописываются в отдельном соглашении, которое прилагается к трудовому договору и составляется приказ об установлении увеличения работы и размера дополнительной платы.
Документирование фактического допущения до работы
В случае если необходимо допустить до работы или принять лицо на испытательный срок (до подписания договора), то работник должен сдать трудовую книжку с паспортом и со всеми необходимыми документами, вы должны ознакомить его со всеми локальными нормативными актами, и далее с работником заключается соглашение об установлении испытания и приказ к допущению до работы, и лицо вносится в табель о рабочем времени. В дальнейшем в трудовом договоре делается ссылка на данное соглашение и приказ.
Практически у всех работодателей возникает много вопросов, когда необходимо поменять условия договора без согласия работника. Статья 74 ТК РФ (подверстка 12) нам позволяет изменить условия договора в одностороннем порядке при определенных условиях. Выделяют какие-то условия договора или изменение непосредственно трудовой функции (перевод). Работника необходимо предупредить об изменениях не менее чем за два месяца, прописав причину: организационные или технологические условия. Ранее при отсутствии согласия работника было невозможно ввести изменения работы и условий труда. Существует два варианта: по истечении двух месяцев либо работник отказывается работать на новых условиях (подписывается увольнение), либо соглашается (подписывается новый договор). В случае отказа возможно разное поведение работника:
- пишет заявление об увольнении,
- отказывается писать заявление об увольнении и отказывается работать на новых условиях.